Centro de Serviços Compartilhados em Recursos Humanos

Começa a ser implantado em meados dos anos 90, as empresas optaram por esse tipo de serviço, para ter um padrão nas suas informações e em seus processos internos, redução de custo com a locação de espaço físico, pois a localização poderá ser em único lugar, em um espaço reduzido e consequentemente uma maior efetivação nos seus processos administrativos e financeiros. Há também empresas que tem partes do seu centro de serviços em mais de uma localidade, como o modelo é de centralização de processos, não é uma obrigatoriedade estar no mesmo espaço físico. Quando a empresa opta pela implantação dos centros de Serviços Compartilhados tem uma grande oportunidade de organizar e padronizar seus processos, tornando-se cada vez mais utilizado por causa do aumento da competitividade. Cada empresa precisa criar seu modelo ou estrutura operacional, para que não haja perda de seus traços culturais e preceitos.

A redefinição e atualização da área de RH são o foco profissional de Ulrich, que aborda metodologias de gestão de pessoas, competências e alinhamento de ações de acordo com a necessidade do cliente. Pensar em novas maneiras de executar tarefas no intuito de melhorar a efetividade da empresa, garantindo que os negócios fluam de forma mais coerente é um grande desafio que as empresas enfrentam hoje no mercado. A implantação de ferramentas de gestão, mensuração de resultados e aumento de desempenho é uma tendência que vem para ficar. O motivo que leva as empresas a buscarem o modelo de serviços compartilhados em RH é o foco no aumento na produtividade e redução de custos. Por ter mais concorrentes e por tem um mercado mais competitivo, pode trazer alguns outros benefícios para as empresas conforme o quadro abaixo: Segundo SCHULMAN, 2001, p. 9 “A concentração dos recursos da empresa atuando com atividades, difundidas através da organização, a fim de servir a múltiplos parceiros internos, a baixo custo e com alto nível de serviços, com o objetivo comum de satisfazer os clientes externos e acrescentar valor à empresa.”.

No passado, as empresas tinham um RH centralizador – o que podemos encontrar ainda hoje - com atividades encabeçadas por membros específicos da equipe , o que não incentivava a multitarefa. Assim, com a ausência de um dos membros do time, havia um grande desfalque. Umas das grandes virtudes dos centros de serviços compartilhados para Recursos Humanos é a alta capacidade de gerenciamento e mensuração de entregas e resultados, trazendo assim economia para a organização, além do constante incentivo em saber além do trabalho que se realiza. Esse modelo incentiva que cada membro da equipe tenha capacidade de atuar não somente em suas rotinas, mas que possa ocupar ou acrescentar mais atividades ao seu dia a dia. É vantajoso ter uma área para tratar dos pedidos e demandas da empresa, não dependendo da presença das mesmas pessoas donas das atividades, como por exemplo em férias e licenças, sempre haverá um redirecionamento do pedido para que ele seja atendido independente do executor.

A desvantagem que é maior percebida pelos funcionários é o não atendimento pessoal, com horários estipulados ou não, a necessidade de aguardar retorno de uma central. É bem comum que os funcionários associem pessoas do departamento de Recursos Humanos para tratamento de seus questionamentos, procurando sempre a mesma pessoa para pedir auxílio e essa centralização tira essa figura de evidência. A pouca perspectiva de crescimento na carreira traz uma desmotivação para a equipe, que precisa de tempo para se adaptar ao modelo, cansam das atividades repetitivas, trazendo pouco conhecimento, já que uma vez implantado, não há grandes mudanças no modelo. Os negócios e funcionários atendidos pelo centro de serviços compartilhados não acham a comunicação clara e efetiva. A necessidade de mensuração de resultados e entrega de resposta no prazo podem deixar aquela preocupação com a satisfação com o cliente de lado, o que é percebida facilmente para os que dependem de alguma ação da área de RH.

Serão muitos os desafios e dificuldades para a implantação dos centros de serviços compartilhados em Recursos Humanos, muito trabalho e treinamento antes do alcance dos benefícios esperados na implantação. Alguns desafios são:

Para ser implantado com maior facilidade, as empresas podem investir em treinamentos e palestras para os funcionários, para que os colaboradores vejam com maior clareza quais são os objetivos dos centros de serviços compartilhados. Investimentos em tecnologia, realocação e contratação de funcionários também podem ser necessários nessa mudança de modo de trabalho, além do acompanhamento diário do processo, planejamento estratégico, serve para verificar as melhorias contínuas do modelo. Deve-se lembrar de que em Recursos Humanos alguns subsistemas podem não ser aderidos pelo modelo, é importante analisar qual é o objetivo do negócio para implantação acontecer em sua totalidade e não deixar que o modelo seja enfraquecido. O setor de folha de pagamento ou departamento pessoal tende a ser o maior atingido com o modelo, pois a qualidade e confiabilidade dos dados é grande, além do foco constante em redução de gastos, maior controle dos processos e mensuração de resultados.